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Diccionario

Activo

Lo constituyen todos los bienes y derechos que tiene la entidad (efectivo, propiedades, equipos, títulos valor, entre otros). Está conformado por el Activo Corriente y el Activo No Corriente.

Activo corriente

Comprende el efectivo, los bienes y derechos (por ejemplo cuentas por cobrar) que pueden ser convertidos en efectivo en un período no superior a un año.

Activo no corriente

Son las propiedades o bienes materiales que posee la entidad, tales como maquinaria, equipo, infraestructura, entre otras que normalmente no están destinados a la venta, sino que son utilizadas de modo permanente por la entidad en la obtención de sus objetivos.

Auditar

Revisar las actividades, resultados y procedimientos de una entidad con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos.

Año Fiscal Económico

Período de doce meses comprendido entre el 1ro de Enero y el 31 de Diciembre de ese año.

Balance general

Es un documento que muestra, en una fecha determinada, el valor del activo de una entidad, así como la composición y el valor del pasivo y el patrimonio. Muestra qué es lo que tiene y qué es lo que debe una entidad en un momento determinado.

Costos

Egresos y cargos asociados con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios.

Costos de Venta

Son todos los costos generados por la venta de bienes y servicios o el manejo y operación de servicios como salud, educación, servicios públicos, entre otros. Generalmente las administraciones municipales no tienen Costo de Ventas.

Cuentas de orden

Son cuentas destinadas a ingresos o egresos sobre los cuales no hay seguridad de su cumplimiento. Por ejemplo: un posible ingreso, sobre el cual no hay seguridad de que se haga efectivo, es una demanda del municipio a un contratista en donde éste debe hacer un pago a la alcaldía. El que se reciba este pago depende del fallo de un juez, por lo cual no hay seguridad de que se reciba este dinero.

Déficit o Superávit de Ejecución Presupuestal

Existe déficit si la ejecución del presupuesto de gastos es superior a la ejecución del presupuesto de ingresos. Existe superávit si la ejecución del presupuesto de ingresos es superior al presupuesto de gastos.

Estados Contables

Documentos/informes del proceso contable que reflejan la situación financiera y los flujos de recursos monetarios de una entidad en una fecha determinada. Por ejemplo: Balance General y Estado de la Actividad Económica, Financiera y Social.

Estado de cambios en el patrimonio

Es un documento que muestra en forma clasificada y detallada las variaciones que se presentan en las cuentas del patrimonio a lo largo de un periodo contable, producto de la actividad de la entidad.

Estado de la situación financiera, económica y social

Es un documento relacionado con el Balance General que muestra el comportamiento de los ingresos y los gastos en un período determinado, generalmente correspondiente al año fiscal. Este documento muestra si hubo excedente o faltando de recursos al final del año.

Estados financieros

Los estados financieros son un conjunto de informes que tienen el fin de dar a conocer la situación financiera y los resultados de la operación de la entidad en un período determinado. Los principales son el Balance General, el Estado de la Situación Financiera, Económica y Social, y el Estado de Cambios en el Patrimonio.

Excedentes Financieros

Diferencia entre el presupuesto apropiado y el gasto ejecutado en un año determinado.

Finanzas

Rama de las ciencias sociales que se preocupa por la obtención y manejo de los ingresos y egresos que requiere una entidad.

Fondos Especiales Estatales

Estos fondos están conformados por recursos que van a ser destinados a propósitos especiales, por ejemplo: prestación de un servicio público, inversión en salud y educación con recursos que provienen de dinero de la Nación. El uso de estos fondos debe haber sido aprobado por normatividad.

Gastos de inversión

Son gastos de inversión aquellos desembolsos que generan rentabilidad (como inversión en acciones) o que se destinan para la compra de bienes perdurables tales como muebles, maquinaria, equipos, infraestructura, entre otros. Estos gastos también son llamados “de capital”.

Gastos operacionales

Son todos los desembolsos relacionados con la actividad diaria. Por ejemplo: arriendo, vigilancia y seguridad, servicios públicos, salarios, entre otros.

Gasto público social - GPS

Gastos cuyo objetivo es el bienestar general, el mejoramiento de la calidad de vida de la población y la solución de las necesidades básicas insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, programados tanto en funcionamiento como en inversión.

Gastos de Funcionamiento

Gastos que tienen por objeto atender la administración de las entidades. Por ejemplo, recurso humano, papelería, agua, luz, teléfono, correo, mobiliario, etc.

Gastos de Inversión

Gastos destinados a financiar proyectos que se traduzcan en un aumento del patrimonio público. Así mismo, aquellos gastos que procuren el mejoramiento de la calidad de vida de la población.

Impuesto

Es una contribución de los individuos al mantenimiento del Estado.

Impuestos Directos

Son impuestos que se aplican a las personas naturales o jurídicas cobrados sobre su renta, ingreso, propiedad o patrimonio. Se denominan así porque se aplican y recaudan directamente de los contribuyentes.

Ejemplos en el nivel nacional: renta y complementarios. Ejemplos en el nivel departamental y municipal: rodamiento de vehículos y predial.

Impuestos Indirectos

Son impuestos que se aplican a las personas naturales o jurídicas y se cobran sobre las transacciones económicas, la producción, el comercio, la prestación de servicios, el consumo, etc. Por ejemplo el IVA.

Ingresos corrientes

Son los ingresos de carácter permanente que se generan de la actividad normal de la entidad y se clasifican en tributarios y no tributarios. Los ingresos tributarios provienen del recaudo de Impuestos, mientras los ingresos no tributarios provienen de ventas de bienes, prestación de servicios, multas, entre otros.

Ingresos no tributarios

Son todos los ingresos que recibe la alcaldía por conceptos diferentes a los impuestos es decir, provenientes de ventas de bienes, prestación de servicios, multas, entre otros.

Ingresos operacionales

Son los ingresos de que dispone regularmente la entidad gracias a sus actividades cotidianas. Por ejemplo: transferencias de recursos de la Nación, impuesto de renta, impuesto predial, sobretasa a la gasolina, impuesto de avisos y tableros, multas y sanciones, venta de bienes, entre otros.

Ingresos tributarios

Comprenden todos los impuestos o gravámenes de carácter obligatorio establecidos por normatividad, y que no implican contraprestación directa para el Estado con el contribuyente. Pueden ser recaudados directamente por el Estado o a través de entidades autorizadas por él; también pueden ser cedidos en administración a algunas entidades públicas o privadas (rentas parafiscales, rentas de destinación específica).

Inventario

Es un listado de todos los bienes muebles (computadores, escritorios, etc.) o inmuebles (maquinaria, equipo, lotes, edificios, etc.) que la tiene la entidad en un momento determinado.

Interventoría

Proceso de supervisión y control que un tercero ejerce sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido contractualmente desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero.

Licitación Pública o Concurso

Proceso de selección de un contratista que se aplica cuando el valor del contrato por celebrar excede la menor cuantía (ver definición), en el cual la entidad pública realiza la selección después de evaluar diversas propuestas presentadas por personas jurídicas o naturales que están en capacidad de contratar.

Pasivo

Son las deudas u obligaciones que tiene la entidad con una persona o una organización ajena a la misma.

Pasivos corrientes

Son las deudas de una entidad, cuyo pago se debe realizar en los siguientes doce meses.

Pasivos no corrientes

Son las deudas de una entidad, cuyo pago se realiza en un plazo mayor a doce meses.

Patrimonio

Propiedad física de la entidad, definida como la suma de todos los activos, menos, la suma de todos los pasivos. Es con lo que realmente contaría la entidad luego de pagar sus pasivos y vender todos sus activos.

Plan General de Auditoría (PGA)

Programación anual de las auditorías que las Contralorías deben realizar en las entidades sujetas al control fiscal, con el fin de evaluar la gestión y utilización de los recursos públicos.

Presupuesto

Es la planeación de los ingresos y los gastos que las entidades aprueban para un periodo determinado. Dentro de esta planeación los ingresos deben ser iguales a los gastos.

El Presupuesto de una entidad (como la alcaldía) debe permitir el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas para el periodo establecido.

Predial

Perteneciente o relativo al predio. Terrenos, edificaciones e instalaciones fijas y permanentes que constituyen partes integrantes del mismo, que no pueden ser separados sin alterar o deteriorar la edificación.

Razón financiera

Operación matemática entre dos cantidades tomadas de los estados financieros (Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social) para llevar acabo análisis de cómo se encuentran las finanzas de la entidad, también pueden ser usadas como indicadores de gestión.

Recursos de capital

Son ingresos adicionales que tiene la alcaldía por concepto de créditos, rentabilidad por inversiones financieras, donaciones, excedentes del año fiscal que se generan al restarle a los ingresos los gastos del período, entre otras.

Los recursos de capital son ingresos de carácter ocasional que percibe la Nación, obtenidos por operaciones de crédito público o generado por activos públicos.

Recursos de la Nación

Son los ingresos que percibe la Nación en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales y comprenden los ingresos corrientes, los recursos de capital, las contribuciones parafiscales y los Fondos Especiales.

Regalías

Participación económica del Estado en la explotación de los recursos naturales.

Reserva Presupuestal

Recursos guardan los entes públicos, originados en compromisos adquiridos, que serán ejecutados en el siguiente año fiscal.

Servicio de Deuda

Son los gastos relacionados con el pago de las deudas que tiene la Alcaldía con entidades externas. Estos pagos cubren tanto intereses como capital (monto recibido como préstamo).

Transferencias

Entrega de recursos de la Nación a las administraciones departamentales y municipales con el fin de mejorar las necesidades básicas insatisfechas de la población y ampliar la cobertura de los servicios públicos y sociales.